1. Загальні положення

1.1. Відділ діловодства, контролю та з питань звернень громадян є структурним підрозділом Мирненської селищної військової адміністрації Волноваського району Донецької області, утворений з метою забезпечення ефективної організації документообігу, контролю за виконанням документів та належного розгляду звернень громадян відповідно до вимог законодавства України.

1.2. У своїй діяльності Відділ керується:

• Конституцією України;
• Законами України, у тому числі «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи»;
• Указами Президента України, постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України;
• інструкціями з діловодства та архівної справи;
• нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, Державної архівної служби України, інших центральних органів виконавчої влади;
• розпорядчими документами начальника Адміністрації;

1.3.Місцезнаходження Відділу: на території, де Адміністрація здійснює діяльність у дистанційному форматі відповідно до умов воєнного стану та обмежень, зумовлених повною тимчасовою окупацією території громади.

1.4.Структура, штатна чисельність затверджується розпорядженням начальника Адміністрації.  

2. Основні завдання Відділу

2.1. Організація та ведення діловодства в Адміністрації відповідно до єдиних стандартів та нормативних вимог.

2.2. Забезпечення своєчасної реєстрації, обліку, зберігання, опрацювання та передання документів на виконання.

2.3. Контроль за своєчасним та якісним виконанням завдань, визначених документами органів державної влади, розпорядженнями начальника Адміністрації, внутрішніми дорученнями.

2.4. Організація розгляду звернень громадян, своєчасне надання відповідей у межах компетенції Адміністрації.

2.5. Забезпечення дотримання вимог законодавства про доступ до публічної інформації.

2.6. Підготовка статистичної, аналітичної та інформаційної звітності про стан роботи з документами, зверненнями громадян і контрольними документами.

2.7. Організація архівної роботи, забезпечення збереженості документів та їх передання до архівних установ відповідно до законодавства.

3. Функції Відділу

3.1. Забезпечує приймання, реєстрацію та облік вхідної і вихідної кореспонденції, у тому числі електронної, а також внутрішніх документів.

3.2. Перевіряє правильність оформлення документів, відповідність їх встановленим формам та реквізитам.

3.3. Передає документи на розгляд начальнику Адміністрації або іншим уповноваженим посадовим особам.

3.4. Організовує доведення документів до виконавців і веде облік їх виконання.

3.5. Контролює дотримання встановлених термінів виконання документів.

3.6. Забезпечує своєчасне інформування начальника Адміністрації про стан виконання контрольних документів та вживає заходів щодо усунення порушень термінів.

3.7. Організовує та координує роботу з розгляду звернень громадян:

3.8. Веде облік звернень громадян, складає звіти та аналітичні довідки про їх розгляд.

3.9. Забезпечує виконання вимог законодавства у сфері захисту персональних даних.

3.10. Організовує роботу з формування, зберігання, обліку та використання документів, у тому числі тих, що містять інформацію з обмеженим доступом.

3.11. Готує документи для передачі до архівних установ, складає акти про вилучення для знищення документів, терміни зберігання яких минули.

3.12. Веде номенклатуру справ Адміністрації та забезпечує її своєчасне оновлення.

3.13.Забезпечує діловодне обслуговування засідань, нарад та інших заходів, що проводяться в Адміністрації, у тому числі дистанційно.